La signature de facture

* La notion de "valeur fiscale" fait référence aux normes françaises et ne peut être appliquée qu'aux organisations françaises. Au niveau de l'Union Européenne, la directive 2006/112/CE dans son article 233 alinéa 1.a impose uniquement une signature électronique avancée.

Il existe de nombreuses solutions pour signer et/ou horodater des factures et il peut être difficile de choisir les outils adaptés à vos process et besoins. Certificat client ? Serveur ? RGS ? eIDAS ? Hébergé ?

Quelques définitions

** Notez que nous ne parlons ici que de factures de vente.

Facture papier : il s'agit de l'original à valeur fiscale le plus couramment utilisé dans les process de facturation.

Facture numérisée : il s'agit d'une version numérique de la facture papier. Une facture numérique doit être re-matérialisée (imprimée) au bout du processus de facturation, généralement par le client. Dans ce cas la facture papier reste le document ayant valeur fiscale.

Facture originale : il peut s'agir de la facture au format papier ou de la même facture numérisée dans certaines conditions. Une facture doit être un original si vous souhaitez la transmettre sous forme numérique.

Facture électronique : la facture électronique est un original ayant valeur fiscale. Elle remplace la facture au format papier. Pour être considérée comme telle, la facture doit être créée, transmise, reçue et archivée sous forme électronique. L'intégralité du processus de facturation doit être électronique.

Distinguer envoi de facture par voie électronique et facture électronique
Pour un envoi par voie électronique il suffit que le document PDF soit original (signature eIDAS avancée ou supérieur). Ceci permet le remplacement de l'envoi papier si le destinataire l'accepte. Cependant, l'envoi électronique ne vous exonère pas d'avoir dans votre comptabilité la facture au format papier. Le destinataire devra le plus souvent re-matérialiser la facture (l'imprimer), sauf si sa propre comptabilité respecte les normes de facturation électronique (notamment il faut vérifier le certificat et la signature du PDF).

Facturation électronique (ou e-invoicing) : transmission et/ou réception des factures par voie électronique. Entre 2024 et 2026 aura lieu la transition vers la facturation électronique entre toutes les entreprises françaises soumises à la TVA (voir calendrier ci-dessous).

Identifier le besoin

Il est primordial d'identifier le besoin : quel est le but de la signature ? Que vont devenir les documents qu vous souhaitez signer ?

• 1 . Vous souhaitez simplement envoyer vos factures par e-mail
  Dans ce cas vos factures n'ont pas besoin d'avoir une valeur fiscale. Elles doivent cependant être originales et devront alors être re-matérialisées par vos clients (imprimées) pour être intégrées à leur facturation.
  Pour obtenir une facture originale il faut que cette dernière soit signée par un certificat fournissant un niveau de signature avancée.
  
  
• 2 . Vous souhaitez archiver des factures fournisseur / les conserver numériquement
  Dans ce cas les factures doivent être signées et horodatées par des certificats RGS* / eIDAS fournissant un niveau de signature avancée.
  
  Livre des procédures fiscales Article A102 B-2
  
  
• 3 . Vous souhaitez émettre des factures électroniques ayant une valeur fiscale
  Dans ce cas, ces dernières devront être signées et horodatées par des certificats RGS** / eIDAS fournissant un niveau de signature qualifiée. Ces factures n'auront pas besoin d'être re-matérialisées (imprimées) pour être transmises à l'administration fiscale par exemple.
  
  Décret pour transposer les dispositions relatives aux règles de facturation par voie électronique de la directive 2010/45/UE du Conseil du 13 juillet 2010 : "Le présent décret renforce toutefois les caractéristiques de la signature électronique, qui doit désormais être fondée sur un certificat électronique qualifié et être créée par un dispositif sécurisé de création de signature électronique"
  Lien vers legifrance

Les obligations légales

L'ordonnance 2021-1190 du 15 septembre 2021 définit le cadre juridique nécessaire à la généralisation de la facturation électronique.

Elle prévoit notamment un calendrier précis pour les entreprises assujetties à la TVA. Ces dernières devront toutes, à terme, recevoir et émettre leurs factures au format électronique.

Le déploiement sera progressif et tiendra compte de la taille de l'entreprise :

• à partir du 1^er juillet 2024 : toutes les entreprises devront accepter les factures électroniques
• à partir du 1^er juillet 2024 : les grandes entreprises devront émettre leurs factures au format électronique
• à partir du 1^er janvier 2025 : les entreprises de taille moyenne devront émettre leurs factures au format électronique
• à partir du 1^er janvier 2026 : les petites entreprises devront émettre leurs factures au format électronique

Pour faire simple

Voici un petit guide de la signature électronique de facture :

Retour d'expérience sur la facturation électronique

Il y a quelques mois nous avons dématérialisé notre comptabilité client. Découvrez pourquoi et comment une TPE est passé à la facturation électronique via notre case study.

Liens Utiles

• Créer une facture à valeur fiscale avec Adobe Acrobat DC
• La signature de factures par lot (avec un certificat client)
• Les certificats pour la signature de facture
• Assistant en ligne : Choisir un certificat pour signer vos factures
• Tous les produits Certigna
• Quels sont les risques en cas de facturation non-conforme ?
• E-invoicing et e-reporting : nouvelle réglementation

• La dématérialisation des factures au regard des règles fiscales de numérisation des factures papier
• Facture papier "numérisée" : que faire après la disparition du "double original" ?
• LegiFrance : la conservation de factures
• La facture électronique
• Généralisation de la facturation électronique pour les entreprises
• Décret n° 2022-1299 du 7 octobre 2022 relatif à la généralisation de la facturation électronique dans les transactions entre assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée et à la transmission des données de transaction